Ausgangslage
Die BFH betreibt seit 2020 einen internen Webshop im SharePoint Online Intranet. Darüber bestellen Mitarbeitende Hardware, Software sowie Leistungen wie Adminrechte, MFA-Token, Zertifikate und Mobilabos. Je nach Produktkategorie durchlaufen die Bestellungen unterschiedliche Freigabestellen und werden anschliessend an den Servicedesk übergeben.
Mit wachsenden Anforderungen wurde die Erweiterung und Pflege der bestehenden Lösung aufwendiger. Auch bei der Übersicht über offene Genehmigungen, der Statusanzeige und der durchgängigen Mehrsprachigkeit bestand Verbesserungspotenzial.
Projekt auf einen Blick
Die Lösung
Der neue Webshop bündelt Produktauswahl, Bestellungen, Genehmigungen und Stellvertretungen in einer gemeinsamen Oberfläche. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Bestellungen und deren aktuellen Bearbeitungsstatus. Genehmigende Personen erhalten eine Übersicht über offene Freigaben; hinterlegte Stellvertretungen werden automatisch berücksichtigt.
Bestellungen im Überblick
Eigene Bestellungen und der aktuelle Bearbeitungsstatus sind zentral zugänglich.
Genehmigungen und Stellvertretungen
Offene Freigaben sind sichtbar; hinterlegte Stellvertretungen werden automatisch einbezogen.
Desktop und Mobile
Abgestimmte Ansichten unterstützen die Nutzung am Arbeitsplatz und unterwegs.
Drei Sprachen
Die Benutzeroberfläche steht durchgängig auf Deutsch, Französisch und Englisch zur Verfügung und erscheint automatisch anhand der Browser- oder Profilsprache.
Das mit SPFx und React entwickelte Frontend bietet abgestimmte Ansichten für Desktop und Mobile. Persönliche Angaben werden automatisch vorausgefüllt und genehmigende Personen aus den Systemdaten ermittelt; unnötige Freigabeschritte werden automatisch übersprungen.
Technische Umsetzung
Modulare Flows und wiederverwendbare Bausteine
Die Bestellprozesse sind in Power Automate modular aufgebaut. Wiederkehrende Aufgaben wie Genehmigungen werden in wiederverwendbaren Komponenten gebündelt. Dadurch lässt sich dieselbe Funktion in mehreren Bestellprozessen einsetzen und zentral pflegen.
Prozesssteuerung über Content Types
SharePoint-Inhaltstypen (Content Types) dienen zur Zuordnung der Bestellungen zu den vorgesehenen Prozessen. Zusammen mit der Konfiguration in SharePoint-Listen steuern sie die jeweiligen Bestell- und Genehmigungswege. So lassen sich unterschiedliche Produktkategorien innerhalb einer gemeinsamen Architektur abbilden.
Softwarebestellungen über Teams bearbeiten
Für komplexe Softwarebestellungen wird eine Teams-Karte im zuständigen IT-Kanal eingesetzt. Sie bringt die Bestellung direkt in die Arbeitsumgebung der bearbeitenden Personen und unterstützt die weitere Bearbeitung im vorgesehenen Prozess.
Anbindung an bestehende Systeme
Der Softwarekatalog wird täglich über eine Azure Function mit Matrix42 abgeglichen. Die Authentisierung erfolgt über Managed Identity. Genehmigte Bestellungen werden als strukturierte Tickets an den Servicedesk Znuny übergeben.
Das Ergebnis
Die BFH verfügt über eine gemeinsame Plattform für 13 Bestell- und Genehmigungsprozesse. Bestellungen, offene Freigaben und Statusinformationen sind zentral zugänglich. Die mehrsprachige Oberfläche unterstützt die Nutzung auf Desktop und Mobile.
Für die interne IT bilden modulare Flows, wiederverwendbare Komponenten und die Konfiguration über SharePoint eine gemeinsame Grundlage für den Betrieb und die Weiterentwicklung. Bestehende Prozessbausteine können bei Erweiterungen erneut eingesetzt werden. Das Ergebnis ist eine langfristig wartbare Plattform mit deutlich geringerem Betriebsaufwand.
Bestellungen im neuen Webshop (Stand: September 2026)
konfigurierbare Bestell- und Genehmigungsprozesse
weniger gestartete Genehmigungs-Workflows pro Bestellung
Sprachen in einer gemeinsamen Oberfläche
Unser Beitrag
Analyse der bestehenden Lösung und Prozesse
Architektur- und Prozessdesign der konfigurierbaren Prozess-Engine
Konzeption und Entwicklung des SPFx-Frontends für Desktop und Mobile
Umsetzung und Optimierung der Genehmigungsprozesse mit Power Automate
Integration der angebundenen Systeme und Schnittstellen
Testing, Go-live und Wissenstransfer
Technologien
Stimmen zum Projekt
«Mit dem neuen Webshop haben wir eine moderne und zukunftsfähige Lösung geschaffen. Unsere Kundinnen und Kunden profitieren von einem zentralen, intuitiven Bestellportal, während die IT dank des modularen Aufbaus neue Anforderungen schnell umsetzen und den Betriebsaufwand deutlich reduzieren kann.»
«Gemeinsam mit Swissuccess konnten wir den neuen internen Webshop erfolgreich nach unseren Anforderungen entwickeln und in Betrieb nehmen. Damit konnten wir das Nutzererlebnis deutlich verbessern und gleichzeitig den administrativen Aufwand spürbar reduzieren.»
Unser Fachwissen für Ihre Anforderungen
Unsere Erfahrung mit SharePoint Online, Power Automate, SPFx und Microsoft Azure macht Swissuccess zu einem kompetenten Partner für individuelle Microsoft-365-Lösungen.
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